transizione ISO 9001:2015Con questo articolo vogliamo dare alcune informazioni in merito al processo di transizione alla nuova ISO 9001:2015 sulla base dell’esperienza maturata in questo primo anno e mezzo di lavoro. Diciamo subito che le direttrici su cui operare sono sostanzialmente due:

1) Snellimento/revisione documentale
2) Applicazione Risk Based Thinking attraverso il modello ISO 31000

In merito al punto (1) il lavoro principale su cui puntiamo è basare per quanto possibile le “informazioni documentate” del SGQ sui software esistenti (in particolare software gestionali e software di gestione per la qualità come QSA.net) e snellire documenti obsoleti e poco utilizzati, valutando invece le esigenze legate a “puntualizzare” il know how aziendale (conoscenza organizzativa).

Quali sono le opportunità principali da valutare per affrontare il processo di transizione alla nuova ISO 9001:2015:

  • ridefinire la Politica per la Qualità al fine di allinearla alle strategie aziendali e rappresentare un punto di riferimento per la verifica della mappatura dei processi;
  • eliminare le ex “procedure obbligatorie” oggi facilmente documentabili e gestibili mediante software come QSA.net, eventuale introduzione di istruzioni ove necessario;
  • valutazione delle procedure gestionali esistenti in funzione del livello di integrazione / sostituibilità con i software gestionali. In linea di principio il messaggio è: se ho una procedura vecchia di 8 anni mai revisionata è perchè probabilmente non viene utilizzata e facilmente può essere eliminata o ridotta a poche indicazioni sul manuale o al contrario trasformata in indicazioni operative (istruzioni) che possano essere più utili agli operatori per puntualizzare prassi operative;
  • verifica ed eventuale aggiornamento degli indicatori di prestazione dei principali processi (KPI);
  • riprogettazione del Manuale Qualità per rispondere a finalità ben definite: formative? di presentazione aziendale? di quadro sintetico? di evidenza di conformità a norme/specifiche? L’idea è quello di renderlo un documento più sintetico, io tendo a prediligere un uso “commerciale” e di presentazione aziendale. La struttura proposta per il manuale non segue i requisiti di norma ma un approccio “PDCA” moto più flessibile e funzionale.

N.B. la revisione documentale è da considerarsi una opportunità, non un obbligo, come tale può essere affrontata in modo più o meno “pesante” in funzione della vetustà della documentazione esistente e dell’interesse/utilità a realizzarne un aggiornamento. Il minimo indispensabile, di fatto, non esiste ma l’obiettivo dovrebbe essere quello di riuscire a dare una utilità pratica (più che una mera applicazione) a tutti i requisiti di norma, soprattutto a quelli di natura più organizzativa, spesso bistrattati e considerati inutili complicazioni. Quanto più il sistema è vivo e tenuto aggiornato, quanto meno richiederà messe a punto per la transizione.

In merito all’applicazione del punto (2) il menù “Risk Based Thinking” di QSA.net offre tutti gli strumenti per l’analisi del contesto (identificazione parti interessate, dei loro bisogni e aspettative), per l’identificazione delle aree di rischio e opportunità in base ai fattori del contesto e quindi per la loro valutazione, al fine di identificare azioni per affrontare rischi ed opportunità.

A questo proposito va ricordato che le Azioni per affrontare R/O altro non sono che i “vecchi” Obiettivi di miglioramento (Azioni per affrontare opportunità) e le “vecchie” Azioni Preventive (Azioni per affrontare rischi).

Il suggerimento per l’applicazione del Risk Based Thinking è quello di partire inizialmente con il “campo di applicazione” del Sistema Qualità, esattamente come viene definito dal certificato: ci sarà tempo, se sarà il caso, per approfondire singoli processi in un secondo momento. Suggerisco un approccio semplificato, piuttosto che troppo dettagliato, in quanto è meglio prendere confidenza con lo strumento ed approfondire via via nel tempo piuttosto che rischiare di non riuscire mai a terminare il lavoro perdendosi in mille variabili.

L’iter si conclude con un ciclo di audit basato sulle seguenti domande per ognuno dei processi principali:

  • Che cosa state cercando di ottenere? (PLAN – obiettivi, ecc.)
  • Come avete operato/state operando, per ottenerlo? (DO – processi, supporto, ecc.)
  • Come sapete se avete ottenuto quanto desiderato? (CHECK – misurazioni e monitoraggio, ecc.)
  • Come sapete se quello che state adottando è il modo migliore per ottenere quanto desiderato? (ACT – miglioramento)
  • Come potete essere certi che ciò che state cercando di ottenere è giusto? (integrità / coerenza del sistema / conformità alla legge)
  • Perché state lavorando in questo modo (WHY): per sfruttare quali opportunità e per evitare quali rischi?

Tutto il processo sarà notevolmente semplificato introducendo un software di gestione flessibile e completo come QSA.net.

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