Obiettivi di miglioramento o azioni per affrontare opportunità?

novità Iso 9001In un Sistema Qualità ISO 9001:2015 che differenza c’è fra un obiettivo di miglioramento e un’azione per affrontare opportunità? Quella che sembrerebbe una domanda molto tecnica e ai limiti del poco interessante ha conseguenze importanti dal punto di vista operativo in quanto porta con sé risvolti pratici significativi.
Per rispondere a questa domanda occorre ripartire dalla principale novità della ISO 9001, ovvero l’introduzione dell’approccio basato sul rischio (Risk Based Thinking) che si esplica attraverso i requisiti 4.1 e 4.2 (contesto dell’organizzazione e bisogni e aspettative delle parti interessate) e il requisito 6.1 che ci riporta alle Azioni per affrontare rischi e opportunità.

Se quando si parla di Azioni per affrontare rischi è sufficientemente chiaro che si parla sostanzialmente delle “vecchie” Azioni Preventive, cosa si deve intendere per Azioni per affrontare opportunità?

Per dare risposta a questa domanda partiamo da alcuni esempi pratici.

Caso 1. La Direzione arriva in Azienda una bella mattina, riunisce tutto lo staff e illustra il progetto di una nuova linea di produzione automatizzata  che rispetta i parametri di Industria 4.0. Grazie alla nuova linea sarà possibile aumentare i volumi, ridurre i tempi di consegna e abbattere i costi di produzione, con un forte impatto sulla competitività nei mercati esteri.

Caso 2. In occasione della riunione mensile di pianificazione strategica la Direzione Commerciale evidenzia i risultati dei colloqui con i due principali Clienti, a seguito dei quali sono emerse strategie del mercato che richiedono un’attenta valutazione in merito alle nuove tecnologie da introdurre in azienda.

Questi due esempi, se ne potrebbero fare decine di altri, dimostrano la forte correlazione fra il contesto in cui opera l’Organizzazione e le Azioni che l’Organizzazione è chiamata a valutare e attuare.
Quelli che in precedenza avremmo chiamato obiettivi di miglioramento del Sistema di Gestione per la Qualità, oggi sono il frutto di un approccio basato sul rischio, ovvero una valutazione del contesto, dei bisogni, delle opportunità e quindi di Azioni.

Ecco la risposta alla domanda iniziale: le Azioni per affrontare opportunità sono il nuovo modo con cui possiamo chiamare i “vecchi” obiettivi di miglioramento.

Per sostenere questa tesi serve una controprova: come dobbiamo interpretare quindi il requisito 6.2 Obiettivi per la Qualità e pianificazione per il loro raggiungimento? La risposta non fa che confermare la tesi: il requisito in questione tratta degli obiettivi prestazionali dei processi, non degli obiettivi di miglioramento. Obiettivi pertanto correlati agli indicatori e ai processi, gli stessi poi oggetto di analisi e valutazioni.

Questa impostazione permette di chiarire in modo molto semplice gli strumenti messi a disposizione della Nuova ISO 9001 2015, evitando duplicazioni o sovrapposizioni, altrimenti di difficile spiegazione.
Questa tesi è stata sostenuta e convalidata nel corso di numerosi Audit di transizione con disparati Organismi di Certificazione e rappresenta la chiave di volta nell’applicazione di questi strumenti nei Sistemi di Gestione basati sulla struttura dell’HLS.

Per qualsiasi dubbio o necessità su come affrontare il Risk Based Thinking contattateci!

Risk Based Thinking

Risk Based ThinkingQuando si legge sulla norma che il Risk Based Thinking lo abbiamo sempre applicato e che il requisito non rappresenta nulla di realmente nuovo, più di qualcuno storce il naso. Ma come, la “struttura di alto livello” imposta da ISO ha introdotto l’analisi del contesto e le azioni per affrontare rischi ed opportunità e questo non rappresenta una novità? No, in effetti non è una novità. Per capire meglio il perché cerco di darne una esemplificazione.

Quando percepisco un rischio cosa cerco di fare? Cerco di evitarlo, mitigarne le conseguenze, assicurarmi… insomma mettere in atto azioni che mirino a evitare che le conseguenze attese del rischio possano arrecare danni. Ma il rischio si è verificato? No: fino a ora quindi avremmo identificato queste Azioni come “Preventive”.

Analogamente prendiamo un’opportunità. Cosa cerco di fare se intravedo un’opportunità? Cerco di conseguirla, ovvero di trarne i maggiori benefici possibili. Metto quindi in atto delle azioni per massimizzare il risultato atteso. Fino a ora avremmo chiamato queste azioni “Piani di miglioramento”.

Cosa significa tutto questo? Il significato è proprio nelle parole della norma. Abbiamo sempre fatto Azioni Preventive e gestito Piani di miglioramento. Quello che è mancato fino ad oggi e che la nuova ISO 9001:2015 ha voluto introdurre è uno strumento per far si che azioni individuate in forma estemporanea grazie all’intuizione, spesso di una sola persona, vengano invece individuate, analizzate e pianificate sulla base di un modello, un metodo strutturato. La nuova ISO 9001:2015 non aggiunge quindi requisiti volti a determinare nuovi obblighi per le Aziende, bensì richiede alle Aziende di dotarsi di una metodologia per far sì che quanto era stato faticosamente individuato per affrontare rischi e opportunità diventi un processo strutturato che permetta all’Azienda di guardare al futuro.

Rottura o continuità?

ISO 9001È già passato un anno dall’entrata in vigore della nuova ISO 9001:2015 e ancora il mondo della Qualità si sta interrogando sulle novità introdotte. Non sono poche le polemiche e dubbi e domande sono ancora tante: solo 4.000 aziende su 140.000 sembrano aver trovato una risposta.

L’applicazione della nuova ISO 9001:2015 richiederà un impegno e avrà un impatto molto diverso per le Aziende già dotate di un sistema di gestione a seconda di ogni singolo caso. Dal punto di vista teorico, per alcune Aziende rappresenta una vera rottura rispetto al passato, ma per la maggior parte, e dal punto di vista pratico, non si può non considerare una sostanziale continuità con i precedenti standard.

Quali sono i fattori che influenzano in modo significativo il livello di complessità della transizione?

Il primo punto che occorre affrontare è sicuramente legato all’adozione del concetto di Risk Based Thinking e più nello specifico alle attività di analisi del contesto richiamate nei capitoli 4.1 e 4.2. Affrontare questo tema potrà essere più o meno complicato a seconda della complessità e della natura dell’Azienda, delle sue strategie, delle sue politiche e dei suoi obiettivi.
Come messo in evidenza dal secondo “Quaderno della Qualità” messo a disposizione dall’UNI e dedicato al tema dell’analisi del contesto, il problema relativo ai requisiti in discussione non riguarda “nuove cose da fare” bensì il “quanto di nuovo c’è da fare”, in funzione di svariati fattori: cultura organizzativa e gestionale, struttura organizzativa e competenze disponibili, tempo a disposizione per l’indagine e per il suo mantenimento, metodologia, processi di valutazione adottati e strumenti utilizzati, incluse adeguate soluzioni informatiche.

E quindi? La transizione alla nuova ISO 9001:2015 è tanto più semplice quanto più il sistema qualità esistente non è limitato a una “applicazione letterale” della norma.

Per pesare la transizione e valutare il livello di “rottura” o di “continuità” fra il vecchio sistema ISO 9001:2008 e la ISO 9001:2015 è necessario tenere in considerazione alcuni ulteriori aspetti fra cui, la “cultura organizzativa”, la disponibilità di risorse (di tempo, di competenze, economiche), l’anzianità del precedente sistema di gestione (da valutare sia come elemento positivo che negativo della valutazione), la propensione al cambiamento, le prospettive di miglioramento a seguito del cambiamento, oltre ad aspetti specifici che possono caratterizzare determinati settori e ogni singola organizzazione.

Se mi chiedete come la vedo io significa che ancora non avete letto gli altri articoli presenti sul blog! La nuova ISO 9001:2015 è, a mio giudizio, uno strumento potente, che sviluppa e affina in una logica di continuità il precedente standard e che offre più opportunità che rischi: l’opportunità di migliorare il sistema di gestione e renderlo sempre più efficace; l’opportunità di snellire la burocrazia e la documentazione per concentrarsi sugli aspetti davvero importanti per la qualità.

Se mi chiedete se la nuova norma permetterà davvero di certificare solo le aziende “di qualità”, penso come molti (o forse tutti) che non sarà così: non sono fiducioso in tal senso, perché il “business” della “certificazione” non penso che verrà cancellato dal “business” della “qualità”. L’unica certezza è che fare le cose fatte bene porterà ancora più benefici che non farle male e che la ISO 9001, con tutti i suoi limiti, resterà comunque un fattore distintivo sul mercato rispetto a chi non ce l’ha, soprattutto per chi pera in contesti internazionali.

Hai quesiti sulla ISO 9001:2015? Contattaci! 

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