Transizione: adeguare il proprio Sistema di Gestione per la Qualità ISO 9001:2015

transizione: adeguare il proprio Sistema di Gestione per la Qualità ISO 9001:2015 Da qualche settimana si stanno moltiplicando gli articoli che ricordano che il periodo di transizione per adeguare il proprio Sistema di Gestione per la Qualità ISO 9001:2015 sta volgendo al termine. Nonostante i tre anni messi a disposizione per cogliere il momento migliore per effettuare la transizione in modo del tutto naturale e indolore, praticamente tutti hanno aspettato l’ultimo momento buono e già molti hanno perso anche quello e saranno costretti ad anticipare i termini del prossimo audit (come se gli enti di certificazione avessero risorse infinite per poterlo fare!).

Il risultato è una situazione di emergenza generale che coinvolge aziende, che saranno costrette a lavorare sotto stress, con il risultato di fare il minimo indispensabile e anche male; consulenti, che per non perdere i clienti faranno salti mortali per offrire il minimo sindacale lasciando a casa qualsiasi iniziativa di miglioramento, ed enti di certificazione che per non perdere mercato chiuderanno occhi, orecchie e naso rimandando qualsiasi criticità alla valutazione successiva.
Per non parlare di tutti coloro che sceglieranno o saranno costretti ad abbandonare la ISO 9001.

Risolto il problema? Secondo me no, è stato solo rimandato. Il mio personale parere è che tutti hanno perso un’ottima occasione per cogliere opportunità di miglioramento.
Proprio tutti, in realtà, no. Come sempre ci sono Aziende “serie”, Consulenti “seri” ed Enti di certificazione “più seri di altri” che hanno studiato e lavorato sodo per anticipare la scadenza che ora fa paura ai più.

Fra questi molti nostri clienti: l’85% dei clienti QSA.net è migrato (gratuitamente) alla versione aggiornata ISO 9001:2015.
La quasi totalità di loro ha colto l’occasione per snellire l’assetto documentale e sfruttare le procedure informatizzate che QSA.net mette a disposizione e ha utilizzato la metodologia ISO 31000 proposta dal nostro software per realizzare una valutazione dei rischi e delle opportunità. I professionisti dei Sistemi di Gestione sono perfettamente consapevoli che lo tsunami deve ancora venire (basta consultare la banca dati Accredia per rendersene conto) e le proposte scarseggiano.

Fra queste la proposta proveniente dalla rete di Partner QSA.net, che prende il nome di “Qualità 4.0” offre spunti particolarmente interessanti e rappresenta una valida soluzione per tutti gli attori coinvolti in questo delicato momento del mercato: le Aziende possono contare su un supporto informatizzato in grado di far risparmiare tempo e aumentare il livello di controllo a fronte di un piccolo canone mensile; i professionisti possono proporre e attuare un progetto di transizione che permette di guardare al futuro ed al post-transizione; gli enti possono contare su un elevato sistema di standardizzazione e di controllo e trovano Clienti più preparati e pronti ad affrontare le vere sfide del miglioramento.

Se ancora non conosci la metodologia Qualità 4.0 puoi scaricare la guida alla transizione qui: https://goo.gl/kDeaZp
Se sei un professionista e vuoi essere della partita contattaci.
Se sei un’Azienda e hai bisogno di un supporto prendi contatto subito con i nostri partner.
Siamo immersi nel cambiamento, non perdere l’occasione di farne parte!

Innovare i sistemi di gestione qualità è così difficile?

QSA.netInnovare i sistemi di gestione qualità è davvero così difficile? Impariamo ad affrontare il cambiamento e a cogliere l’opportunità.

Innovare, verbo transitivo: mutare uno stato di cose, introducendo norme, metodi, sistemi nuovi (cit. vocabolario Treccani). Quanto più mi confronto con professionisti dei Sistemi di Gestione e con Aziende certificate, tanto più mi rendo conto di quanto sia difficile spiegare in modo semplice cosa significhi innovare i sistemi di gestione qualità. Per tutti coloro che sono stati abituati negli ultimi 25 anni a gestire il Sistema Qualità in modo “tradizionale”, parlare di una soluzione cloud in grado di rendere vivo il Sistema Qualità e in grado di contribuire alla generazione del valore sembra una sfida persa in partenza.

La componente “commerciale” della certificazione ISO 9001 pare essere l’unica percepita dalla maggioranza delle Aziende (e dei Consulenti): ne deriva che il Sistema Qualità sia visto come una “tassa” dovuta per poter “apparire”. Sfugge ai più il fatto che la norma ISO 9001 sia uno strumento di organizzazione aziendale in grado di generare benefici non solo in relazione ai processi gestionali (commerciale, acquisti, produzione, consegna…) ma anche a quelli di supporto (documentazione, formazione, miglioramento, analisi…).

Innovare i sistemi di gestione qualità con QSA.net

È proprio su questi ultimi processi che si concentra l’innovazione portata da QSA.net: trasformare tutti quei processi normalmente percepiti come un inutile fardello in opportunità di gestire informazioni e documenti in modo snello e utile.
Come questo possa avvenire lo raccontano i casi di successo che abbiamo sviluppato insieme ad aziende dei più disparati settori e dimensioni, con un rapporto costi benefici che nessuno si sarebbe aspettato. Aziende che hanno accettato la sfida di cambiare le cose per cogliere delle opportunità. Aziende che hanno vinto la sfida del cambiamento introducendo l’innovazione.
Un processo di innovazione a cui abbiamo dato un nome: Qualità 4.0.

ISO 9001:2015, crisi o selezione naturale?

ISO9001:2015 crisiAbbiamo già scritto del ritardo che le Aziende stanno maturando nel passaggio alla nuova ISO 9001:2015, ma con questo articolo vogliamo riportare gli ultimi rumors che parlano di una prospettiva di abbandono dello schema ISO 9001 da parte di più del 50% delle Aziende oggi certificate. La domanda è chiara, ISO 9001:2015: crisi di un modello o selezione naturale?

Di questo rumors c’è solo un dato di fatto di cui abbiamo già parlato: siamo ancora intorno al 10% di Aziende che sono passate alla nuova Norma. Una prima risposta su quale sia l’andamento l’avremo a fine anno, ma il risultato finale arriverà solo a settembre del 2018.

Questo nuovo scenario in cui la diffusione del modello ISO 9001:2015 possa  ridimensionarsi in modo così drastico come deve essere letto? Il mio personale parere è MOLTO positivo. Se adeguare i Sistemi di Gestione alla nuova ISO 9001:2015 significa perdere per strada tutte (o una buona parte) delle aziende che non hanno mai utilizzato la Norma come uno strumento di organizzazione, allora ben venga. Il problema sarà se ad abbandonarla saranno le aziende che operano effettivamente in Qualità, stanche di vedersi appaiate a chi, della Qualità, ha solo un bollino appiccicato.

Chi farà la differenza? La giusta direzione la daranno gli enti preposti a guidare questa transizione: gli enti di certificazione. Il mio parere è che la capacità della nuova ISO 9001:2015 di rappresentare effettivamente la parte “buona” del mercato dipenderà dalla disponibilità degli Enti di perdere una parte del mercato per favorire Sistemi di Gestione degni di questo nome.  Se gli enti si faranno portatori di questa selezione, l’ISO 9001:2015 sarà mantenuta solo da chi la applica. Se gli enti faranno una scelta di mercato facendo “passare” tutti quelli che fino a oggi sono certificati, allora il rischio è che decida di restare quella parte di mercato che non è in grado di dimostrare la propria qualità e si nasconde dietro un bollino.

Lo scenario è preoccupante? DIPENDE DAI PUNTI DI VISTA. Noi riteniamo da sempre che i Sistemi di Gestione per la Qualità siano e debbano essere usati come strumenti per valorizzare il proprio business e non come inutili fardelli. Chi comprende il significato di queste parole difficilmente abbandonerà i Sistemi Qualità. Potrà forse abbandonare la certificazione, ma non certo la Qualità.

In questo scenario complesso e incerto ci sono attori che portano innovazione e soluzioni alle Aziende. TIM e QSA.net  sono sicuramente fra questi, grazie ad una partnership consolidata e resa operativa dal TIM Digital Store.

QSA.net insieme ai propri partner è inoltre lanciato nel progetto Qualità 4.0 per offrire un approccio tecnologico, snello ed efficace alle Aziende che vogliono vivere il Sistema Qualità in modo vincente.

Per conoscere la soluzione QSA.net offerta con TIM e i nostri Partner puoi contattarci al numero 800.567.775 o scriverci a qsa@qsanet.it

Gestire il sistema qualità in una PMI

gestire la qualità nelle PMITroppo spesso il Sistema Qualità è vissuto dalle Aziende come uno strumento complesso e di dubbia efficacia a cui occorre sottoporsi per meri fini commerciali. E’ troppo facile dire che non è vero. Che l’efficacia di un sistema dipende da come lo si utilizza e che lo spirito della Norma ISO 9001 non è quello.

Ma come si gestisce un Sistema Qualità in modo efficace? Questo breve articolo vuole offrire alcuni spunti su cui riflettere portando all’attenzione alcuni dei requisiti della Norma che l’esperienza insegna essere i più difficili da implementare nella medio-piccola (e spesso padronale) azienda Italiana. I punti seguenti rappresentano un percorso operativo per prepararsi efficacemente alla visita di sorveglianza dell’ente di certificazione, con l’obiettivo di dare concretezza ed utilità a processi organizzativi spesso vissuti come un inutile imposizione. Scoprirai che per fare tutto questo possono essere sufficienti 3-4 giornate di lavoro in un anno.

Verifica il rapporto dell’audit precedente rilasciato dell’ente di Certificazione

Prima di iniziare qualsiasi attività è opportuno riprendere le fila del discorso, spesso da dove si era lasciato: il rapporto di Audit rilasciato dall’ente di certificazione nel corso della visita precedente. Su quali punti della Norma si era concentrato maggiormente il valutatore? Inutile dirlo i valutatori sono esseri umani e hanno i loro “pallini” e le loro preferenze. Non c’è da stupirsi quindi se spesso si concentrano su determinati aspetti su cui sono particolarmente sensibili. Poniamoci quindi una serie di domande: erano state riscontrate delle non conformità? Se sì, è stata fornita una risposta all’Ente e soprattutto è stato portato avanti quanto era stato definito? Sono state aperte, gestite e documentate delle Azioni Correttive? Erano state formulate raccomandazioni da parte dell’Ente? Anche in questo caso, era stata formulata risposta? Le raccomandazioni sono state prese in gestione? Potrebbe risultare efficace aprire delle Azioni Preventive allo scopo di pianificare, gestire e documentare le attività intraprese a fronte delle raccomandazioni, con il vantaggio aggiuntivo di dimostrare l’attuazione di un processo, quello delle Azioni Preventive, che spesso ha ben poco da dire nelle PMI.

Documenta gli audit interni

Se non hai già realizzato un completo ciclo di Audit in relazione a tutte le aree aziendali è il momento di farlo. Sappiamo bene come questa attività nelle PMI venga vista come una grande perdita di tempo, ma una attività svolta anche in modo rapido può aiutare a individuare molte opportunità di miglioramento, possibili fonti di errori e problemi. A questo scopo non dimentichiamoci di sottoporre ad Audit anche la Direzione e lo stesso Responsabile Qualità, se non altro per verificare alcune cose essenziali, quali:

1. Direzione

  • Verifica la validità della Politica
  • Verifica l’avanzamento degli Obiettivi di sistema e di prestazione
  • Verifica l’organigramma nominativo
  • Verifica la coerenza del manuale ai processi esistenti
  • Verifica i mansionari e le responsabilità

2. Qualità

  • Verifica documentazione
  • Verifica registrazioni della qualità (NC, RC, RF, AC, AP, Audit)
  • Verifica analisi del miglioramento (Indicatori di prestazione, obiettivi di miglioramento)
  • Verifica le attività di indagine della Soddisfazione del Cliente che sono state svolte

3. Gestione delle risorse umane

  • Verifica che siano state predisposte le schede personali per i nuovi assunti ed archiviate quelle del personale non più in azienda.
  • Verifica l’avvenuta registrazione delle attività di formazione, (non dimenticarti di quelle obbligatorie per la sicurezza)

4. Processi gestionali (approvvigionamento, commerciale, progettazione, produzione…)

  • Concediti il tempo per una veloce intervista ai colleghi per verificare se le procedure sono corrette ed applicate
  • Verifica uno o due dei documenti previsti per ogni procedura per valutarne la corretta compilazione, facilmente scoprirai che ci sono opportunità di miglioramento e semplificazione che potrai documentare come azioni correttive.

Gestisci le Non Conformità e Reclami

Quante volte siete arrivati davanti al valutatore sostenendo fieri che voi non avete non conformità? Ma ne siete proprio sicuri? Se il vostro processo di gestione delle non conformità non ha permesso di rilevare nulla c’è sicuramente qualcosa che non va! Ad ogni modo provate a fare una verifica sulle bolle di reso, sugli accrediti ai clienti e da fornitori, sugli insoluti ricevuti, sugli scarti in magazzino, troverete mille “storie” da raccontare e potreste capire molte cose interessanti!

Pianifica gli obiettivi di miglioramento

Un altro punto ampiamente sottovalutato riguarda gli obiettivi di miglioramento. In questo caso suggeriamo di ragionare in due direzioni: la prima riguarda gli investimenti realizzati o programmati. Se hai cambiato un impianto, allargato il magazzino, preso una nuova risorsa all’ufficio commerciale, investito in consulenze per brevetti… ognuno di questi casi è un obiettivo di miglioramento! La seconda riguarda invece il miglioramento di prestazioni aziendali: Se vuoi fatturare di più (chi non lo vuole?), vuoi diminuire i tempi di consegna, vuoi ridurre i costi di produzione… ognuno di questi casi è un obiettivo di miglioramento! In tutti casi la domanda da porsi è: come raggiungere l’obiettivo? Chi fa cosa? Entro quando?

Gestisci le Azioni Correttive e Preventive che hai pianificato

Normalmente se non hai individuato nessuna non conformità non sarai stato sicuramente in grado di individuare un’Azione Correttiva ne tanto più un’Azione Preventiva. Prima di procedere quindi torna al punto 3. A questo punto poniti alcune domande ed in particolare concentrati sul perché si siano verificati certi problemi, quindi cerca una possibile soluzione che permetta di eliminare alla fonte il problema e valutare quanto complesso possa essere metterla in atto. Ecco, hai appena pianificato una azione correttiva! Quante ne hai fatte senza neanche essertene reso conto?

Pianifica e realizza una o più campagne di valutazione della soddisfazione del cliente

Questo punto è ritenuto superfluo dalla maggioranza degli imprenditori di PMI. La convinzione è quella di conoscere benissimo il cliente e cosa pensa della propria Azienda. Benissimo. Inizia con il definire quali siano le variabili che ritieni che il tuo cliente ritenga importanti, quindi chiediti se hai veramente una risposta chiara per ciascuna di esse. Come potresti raccogliere le informazioni in modo oggettivo? Hai dati a disposizione nel tuo software gestionale? Potresti chiedere informazioni al venditore o chiedere direttamente al cliente senza inviare un questionario? Prova a vedere l’analisi di soddisfazione come un momento di dialogo con il Cliente, quindi ricordati di documentare tutto!

Valuta i tuoi fornitori

La valutazione dei fornitori in una PMI è attività giornaliera. Ritardi, problemi sulle merci, mancanza di informazioni e disponibilità sono elementi di stress che quotidianamente ci fanno amare od odiare i nostri fornitori. Documentare queste considerazioni non è per nulla complesso, come sempre il tutto dipende da come ho progettato il sistema di valutazione. Se hai scelto indicatori bizantini è giunto il momento di rivederli. Fai una valutazione oggettiva ma utile sui parametri che ritieni veramente significativi per il tuo business e valutali come faresti se fossi a scuola. Datti una cadenza per fare tutto questo, il nostro suggerimento è in occasione del riesame della Direzione. Facile vero?

Tieni sotto controllo l’addestramento e la formazione e valuta le prestazioni del personale

Ecco l’ennesimo processo che fa perdere tempo: ti è passata per la testa questa affermazione? La gestione delle risorse umane è un altro processo ampiamente sottovalutato nelle PMI. In Aziende sistematicamente sotto organico, dove impera la cultura del “fare” non c’è molto tempo per fermarsi a ragionare. Eppure bisognerebbe farlo e basterebbe poco per farlo in modo da risultare utile. Il nostro suggerimento è di effettuare una valutazione delle competenze in occasione del Riesame della Direzione. Per riuscirci occorrerà partire dai mansionari previsti per ogni funzione aziendale da cui estrapolare le competenze necessarie per svolgere le mansioni previste. La Persona che ricopre una determinata funzione aziendale svolge in modo adeguato agli obiettivi aziendali le proprie mansioni? Se vi sono delle carenze da cosa sono dovute? Quali attività potrebbero essere pianificate per colmare le lacune che si rilevano? Una buona valutazione delle competenze può essere di grande aiuto per migliorare le prestazioni dei processi aziendali e motivare adeguatamente le Risorse Umane che operano in azienda.

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