E-book gratuito: ISO 9001:2015, gestire la transizione

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Siamo fra le società di consulenza che promuovono la metodologia Qualità 4.0, la rivoluzionaria modalità di gestione del Sistema Qualità che coniuga servizi i consulenza e formazione con l’innovazione di una piattaforma Cloud.

La metodologia, già ampiamente testata sul campo, offre spunti particolarmente interessanti se applicata in occasione della transizione alla nuova ISO 9001:2015 in quanto permette di raggiungere il massimo dei vantaggi: la conformità ai nuovi standard attraverso un nuovo modo di vivere i Sistemi di Gestione per la Qualità.

“Qualità 4.0 non è un approccio per tutti, ci rivolgiamo in particolare alle Aziende con vocazione internazionale, attente all’innovazione, che vivono la Qualità come strumento di organizzazione, dove la Qualità ha un valore per il loro Cliente” ci racconta il il Dott. Gianlorenzo Caccia, che continua “La guida che abbiamo realizzato vuole essere il contributo di professionisti che hanno sposato l’idea di innovare l’approccio ai Sistemi di Gestione e fornisce una visione chiara di come cogliere le opportunità offerte dalla nuova ISO 9001:2015”.

Allora cosa aspetti? CLICCA QUI per ottenere una copia gratuita della GUIDA PRATICA PER LE PMI “ISO 9001:2015, GESTIRE LA TRANSIZIONE”.

ISO 9001:2015, crisi o selezione naturale?

ISO9001:2015 crisiAbbiamo già scritto del ritardo che le Aziende stanno maturando nel passaggio alla nuova ISO 9001:2015, ma con questo articolo vogliamo riportare gli ultimi rumors che parlano di una prospettiva di abbandono dello schema ISO 9001 da parte di più del 50% delle Aziende oggi certificate. La domanda è chiara, ISO 9001:2015: crisi di un modello o selezione naturale?

Di questo rumors c’è solo un dato di fatto di cui abbiamo già parlato: siamo ancora intorno al 10% di Aziende che sono passate alla nuova Norma. Una prima risposta su quale sia l’andamento l’avremo a fine anno, ma il risultato finale arriverà solo a settembre del 2018.

Questo nuovo scenario in cui la diffusione del modello ISO 9001:2015 possa  ridimensionarsi in modo così drastico come deve essere letto? Il mio personale parere è MOLTO positivo. Se adeguare i Sistemi di Gestione alla nuova ISO 9001:2015 significa perdere per strada tutte (o una buona parte) delle aziende che non hanno mai utilizzato la Norma come uno strumento di organizzazione, allora ben venga. Il problema sarà se ad abbandonarla saranno le aziende che operano effettivamente in Qualità, stanche di vedersi appaiate a chi, della Qualità, ha solo un bollino appiccicato.

Chi farà la differenza? La giusta direzione la daranno gli enti preposti a guidare questa transizione: gli enti di certificazione. Il mio parere è che la capacità della nuova ISO 9001:2015 di rappresentare effettivamente la parte “buona” del mercato dipenderà dalla disponibilità degli Enti di perdere una parte del mercato per favorire Sistemi di Gestione degni di questo nome.  Se gli enti si faranno portatori di questa selezione, l’ISO 9001:2015 sarà mantenuta solo da chi la applica. Se gli enti faranno una scelta di mercato facendo “passare” tutti quelli che fino a oggi sono certificati, allora il rischio è che decida di restare quella parte di mercato che non è in grado di dimostrare la propria qualità e si nasconde dietro un bollino.

Lo scenario è preoccupante? DIPENDE DAI PUNTI DI VISTA. Noi riteniamo da sempre che i Sistemi di Gestione per la Qualità siano e debbano essere usati come strumenti per valorizzare il proprio business e non come inutili fardelli. Chi comprende il significato di queste parole difficilmente abbandonerà i Sistemi Qualità. Potrà forse abbandonare la certificazione, ma non certo la Qualità.

In questo scenario complesso e incerto ci sono attori che portano innovazione e soluzioni alle Aziende. TIM e QSA.net  sono sicuramente fra questi, grazie ad una partnership consolidata e resa operativa dal TIM Digital Store.

QSA.net insieme ai propri partner è inoltre lanciato nel progetto Qualità 4.0 per offrire un approccio tecnologico, snello ed efficace alle Aziende che vogliono vivere il Sistema Qualità in modo vincente.

Per conoscere la soluzione QSA.net offerta con TIM e i nostri Partner puoi contattarci al numero 800.567.775 o scriverci a qsa@qsanet.it

Transizione ISO 9001:2015

transizione ISO 9001:2015Con questo articolo vogliamo dare alcune informazioni in merito al processo di transizione alla nuova ISO 9001:2015 sulla base dell’esperienza maturata in questo primo anno e mezzo di lavoro. Diciamo subito che le direttrici su cui operare sono sostanzialmente due:

1) Snellimento/revisione documentale
2) Applicazione Risk Based Thinking attraverso il modello ISO 31000

In merito al punto (1) il lavoro principale su cui puntiamo è basare per quanto possibile le “informazioni documentate” del SGQ sui software esistenti (in particolare software gestionali e software di gestione per la qualità come QSA.net) e snellire documenti obsoleti e poco utilizzati, valutando invece le esigenze legate a “puntualizzare” il know how aziendale (conoscenza organizzativa).

Quali sono le opportunità principali da valutare per affrontare il processo di transizione alla nuova ISO 9001:2015:

  • ridefinire la Politica per la Qualità al fine di allinearla alle strategie aziendali e rappresentare un punto di riferimento per la verifica della mappatura dei processi;
  • eliminare le ex “procedure obbligatorie” oggi facilmente documentabili e gestibili mediante software come QSA.net, eventuale introduzione di istruzioni ove necessario;
  • valutazione delle procedure gestionali esistenti in funzione del livello di integrazione / sostituibilità con i software gestionali. In linea di principio il messaggio è: se ho una procedura vecchia di 8 anni mai revisionata è perchè probabilmente non viene utilizzata e facilmente può essere eliminata o ridotta a poche indicazioni sul manuale o al contrario trasformata in indicazioni operative (istruzioni) che possano essere più utili agli operatori per puntualizzare prassi operative;
  • verifica ed eventuale aggiornamento degli indicatori di prestazione dei principali processi (KPI);
  • riprogettazione del Manuale Qualità per rispondere a finalità ben definite: formative? di presentazione aziendale? di quadro sintetico? di evidenza di conformità a norme/specifiche? L’idea è quello di renderlo un documento più sintetico, io tendo a prediligere un uso “commerciale” e di presentazione aziendale. La struttura proposta per il manuale non segue i requisiti di norma ma un approccio “PDCA” moto più flessibile e funzionale.

N.B. la revisione documentale è da considerarsi una opportunità, non un obbligo, come tale può essere affrontata in modo più o meno “pesante” in funzione della vetustà della documentazione esistente e dell’interesse/utilità a realizzarne un aggiornamento. Il minimo indispensabile, di fatto, non esiste ma l’obiettivo dovrebbe essere quello di riuscire a dare una utilità pratica (più che una mera applicazione) a tutti i requisiti di norma, soprattutto a quelli di natura più organizzativa, spesso bistrattati e considerati inutili complicazioni. Quanto più il sistema è vivo e tenuto aggiornato, quanto meno richiederà messe a punto per la transizione.

In merito all’applicazione del punto (2) il menù “Risk Based Thinking” di QSA.net offre tutti gli strumenti per l’analisi del contesto (identificazione parti interessate, dei loro bisogni e aspettative), per l’identificazione delle aree di rischio e opportunità in base ai fattori del contesto e quindi per la loro valutazione, al fine di identificare azioni per affrontare rischi ed opportunità.

A questo proposito va ricordato che le Azioni per affrontare R/O altro non sono che i “vecchi” Obiettivi di miglioramento (Azioni per affrontare opportunità) e le “vecchie” Azioni Preventive (Azioni per affrontare rischi).

Il suggerimento per l’applicazione del Risk Based Thinking è quello di partire inizialmente con il “campo di applicazione” del Sistema Qualità, esattamente come viene definito dal certificato: ci sarà tempo, se sarà il caso, per approfondire singoli processi in un secondo momento. Suggerisco un approccio semplificato, piuttosto che troppo dettagliato, in quanto è meglio prendere confidenza con lo strumento ed approfondire via via nel tempo piuttosto che rischiare di non riuscire mai a terminare il lavoro perdendosi in mille variabili.

L’iter si conclude con un ciclo di audit basato sulle seguenti domande per ognuno dei processi principali:

  • Che cosa state cercando di ottenere? (PLAN – obiettivi, ecc.)
  • Come avete operato/state operando, per ottenerlo? (DO – processi, supporto, ecc.)
  • Come sapete se avete ottenuto quanto desiderato? (CHECK – misurazioni e monitoraggio, ecc.)
  • Come sapete se quello che state adottando è il modo migliore per ottenere quanto desiderato? (ACT – miglioramento)
  • Come potete essere certi che ciò che state cercando di ottenere è giusto? (integrità / coerenza del sistema / conformità alla legge)
  • Perché state lavorando in questo modo (WHY): per sfruttare quali opportunità e per evitare quali rischi?

Tutto il processo sarà notevolmente semplificato introducendo un software di gestione flessibile e completo come QSA.net.

Risk Based Thinking

Risk Based ThinkingQuando si legge sulla norma che il Risk Based Thinking lo abbiamo sempre applicato e che il requisito non rappresenta nulla di realmente nuovo, più di qualcuno storce il naso. Ma come, la “struttura di alto livello” imposta da ISO ha introdotto l’analisi del contesto e le azioni per affrontare rischi ed opportunità e questo non rappresenta una novità? No, in effetti non è una novità. Per capire meglio il perché cerco di darne una esemplificazione.

Quando percepisco un rischio cosa cerco di fare? Cerco di evitarlo, mitigarne le conseguenze, assicurarmi… insomma mettere in atto azioni che mirino a evitare che le conseguenze attese del rischio possano arrecare danni. Ma il rischio si è verificato? No: fino a ora quindi avremmo identificato queste Azioni come “Preventive”.

Analogamente prendiamo un’opportunità. Cosa cerco di fare se intravedo un’opportunità? Cerco di conseguirla, ovvero di trarne i maggiori benefici possibili. Metto quindi in atto delle azioni per massimizzare il risultato atteso. Fino a ora avremmo chiamato queste azioni “Piani di miglioramento”.

Cosa significa tutto questo? Il significato è proprio nelle parole della norma. Abbiamo sempre fatto Azioni Preventive e gestito Piani di miglioramento. Quello che è mancato fino ad oggi e che la nuova ISO 9001:2015 ha voluto introdurre è uno strumento per far si che azioni individuate in forma estemporanea grazie all’intuizione, spesso di una sola persona, vengano invece individuate, analizzate e pianificate sulla base di un modello, un metodo strutturato. La nuova ISO 9001:2015 non aggiunge quindi requisiti volti a determinare nuovi obblighi per le Aziende, bensì richiede alle Aziende di dotarsi di una metodologia per far sì che quanto era stato faticosamente individuato per affrontare rischi e opportunità diventi un processo strutturato che permetta all’Azienda di guardare al futuro.

ISO 9001: tenerla o lasciarla?

ISO 9001Quando mi chiedono cosa è cambiato della nuova norma e se serve tanto lavoro per adeguare il sistema Qualità alla ISO 9001:2015 mi trovo a dare risposte molto diverse, fino a suggerire apertamente di abbandonare la certificazione e non perdere tempo e denaro per adeguare il Sistema.

La nuova ISO 9001:2015 non introduce chissà quali stravolgenti novità per tutte le aziende che hanno compreso lo strumento e lo stanno utilizzando per la gestione della propria organizzazione. Ma per chi fino ad oggi ha subito la ISO 9001 in quanto imposta dal mercato, da esigenze normative, o per pura convenienza commerciale la transizione può non essere una cosa immediata.

La principale novità introdotta con la ISO 9001 è infatti la richiesta di analizzare il contesto in cui l’azienda opera e individuare rischi e opportunità, un esercizio inutile senza il reale coinvolgimento della Direzione, proprio quella che troppo spesso, fino ad oggi, del Sistema Qualità se ne è lavata le mani, accollando l’onere della sua applicazione al “Rappresentante della Direzione” (spesso erroneamente individuato nella segretaria di fiducia) o appaltandola a consulenti esterni, bravissimi a mettere in ordine le carte. Già, le carte! Proprio quelle che la nuova norma mette in disparte e che un percorso lungo oltre 25 anni ha ridotto spostando l’attenzione degli auditor dalla burocrazia ai risultati.

Riepilogando, quindi, se la tua Azienda crede nella ISO 9001, la Direzione partecipa attivamente al Sistema e il concetto di misurare le prestazioni non fa paura, la nuova ISO 9001:2015 aggiungerà al suo Sistema Qualità una “visione del futuro” di cui non potrete più fare a meno. Se invece la tua Azienda sta cercando il modo più semplice per continuare a “non fare nulla” della ISO 9001… lasciate perdere, chi ve lo fa fare?

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