Obiettivi di miglioramento o azioni per affrontare opportunità?

novità Iso 9001In un Sistema Qualità ISO 9001:2015 che differenza c’è fra un obiettivo di miglioramento e un’azione per affrontare opportunità? Quella che sembrerebbe una domanda molto tecnica e ai limiti del poco interessante ha conseguenze importanti dal punto di vista operativo in quanto porta con sé risvolti pratici significativi.
Per rispondere a questa domanda occorre ripartire dalla principale novità della ISO 9001, ovvero l’introduzione dell’approccio basato sul rischio (Risk Based Thinking) che si esplica attraverso i requisiti 4.1 e 4.2 (contesto dell’organizzazione e bisogni e aspettative delle parti interessate) e il requisito 6.1 che ci riporta alle Azioni per affrontare rischi e opportunità.

Se quando si parla di Azioni per affrontare rischi è sufficientemente chiaro che si parla sostanzialmente delle “vecchie” Azioni Preventive, cosa si deve intendere per Azioni per affrontare opportunità?

Per dare risposta a questa domanda partiamo da alcuni esempi pratici.

Caso 1. La Direzione arriva in Azienda una bella mattina, riunisce tutto lo staff e illustra il progetto di una nuova linea di produzione automatizzata  che rispetta i parametri di Industria 4.0. Grazie alla nuova linea sarà possibile aumentare i volumi, ridurre i tempi di consegna e abbattere i costi di produzione, con un forte impatto sulla competitività nei mercati esteri.

Caso 2. In occasione della riunione mensile di pianificazione strategica la Direzione Commerciale evidenzia i risultati dei colloqui con i due principali Clienti, a seguito dei quali sono emerse strategie del mercato che richiedono un’attenta valutazione in merito alle nuove tecnologie da introdurre in azienda.

Questi due esempi, se ne potrebbero fare decine di altri, dimostrano la forte correlazione fra il contesto in cui opera l’Organizzazione e le Azioni che l’Organizzazione è chiamata a valutare e attuare.
Quelli che in precedenza avremmo chiamato obiettivi di miglioramento del Sistema di Gestione per la Qualità, oggi sono il frutto di un approccio basato sul rischio, ovvero una valutazione del contesto, dei bisogni, delle opportunità e quindi di Azioni.

Ecco la risposta alla domanda iniziale: le Azioni per affrontare opportunità sono il nuovo modo con cui possiamo chiamare i “vecchi” obiettivi di miglioramento.

Per sostenere questa tesi serve una controprova: come dobbiamo interpretare quindi il requisito 6.2 Obiettivi per la Qualità e pianificazione per il loro raggiungimento? La risposta non fa che confermare la tesi: il requisito in questione tratta degli obiettivi prestazionali dei processi, non degli obiettivi di miglioramento. Obiettivi pertanto correlati agli indicatori e ai processi, gli stessi poi oggetto di analisi e valutazioni.

Questa impostazione permette di chiarire in modo molto semplice gli strumenti messi a disposizione della Nuova ISO 9001 2015, evitando duplicazioni o sovrapposizioni, altrimenti di difficile spiegazione.
Questa tesi è stata sostenuta e convalidata nel corso di numerosi Audit di transizione con disparati Organismi di Certificazione e rappresenta la chiave di volta nell’applicazione di questi strumenti nei Sistemi di Gestione basati sulla struttura dell’HLS.

Per qualsiasi dubbio o necessità su come affrontare il Risk Based Thinking contattateci!

Gestire la transizione: le procedure

transizione ISO 9001:2015Da quando è stato introdotto l’approccio per processi (ovvero con l’avvento della Vision 2000) si è visto un lento rinnovamento dei Sistemi di Gestione: da un’organizzazione documentale per requisiti della Norma, tipico dell’approccio burocratico degli anni ’90, si è avviato un passaggio all’organizzazione per processo, dove classicamente per ogni processo corrisponde almeno una procedura.

Quanti e quali sono i processi di un Sistema Qualità di una PMI?

Come sempre non esiste una risposta univoca. Quello che capita più spesso di osservare è che molto spesso il concetto di processo è rimasto segregato all’interno di ogni singola area aziendale convalidando di fatto la medesima impostazione basata sull’assioma REQUISITO DI NORMA PROCESSO PROCEDURA. Ecco quindi il motivo per cui, molto frequentemente, si trovano procedure per il processo commerciale, quello di approvvigionamento, quello di produzione etc. (vedi esempio suddivisione processi operativi e gestionali).

In merito ai processi gestionali, quello che vale la pena domandarsi è se questo tipo di approccio risulti efficace per una Piccola Media Azienda, dove molto spesso le risorse in gioco e la commistione dei ruoli rendono le cose più facili a farsi che a dirsi. La metodologia di approccio al Sistema di Gestione per la Qualità ISO 9001:2015 si basa anche su questo tipo di considerazione. Per questo motivo la proposta operativa è quella di pensare ai processi gestionali come strettamente connessi al business dell’azienda dove diverse attività composte da singole fasi si susseguono lungo una catena del valore che parte dalla richiesta di offerta o dall’ordine Cliente per arrivare alla consegna della merce e, ove applicabile, alle attività di assistenza post vendita.

Ne ragionare questo tipo di approccio due sono le ulteriori considerazioni da fare:
• il livello di informatizzazione dei processi gestionali
• l’utilizzo di flussi commentati

Quanto più il processo è informatizzato (per esempio grazie alla presenza di software gestionali evoluti, di software documentali per la virtualizzazione delle pratiche, di sistemi di controllo automatici etc) quanto meno si renderà necessario documentare per garantire il controllo e quanto più si dovrà garantire un adeguato livello di conoscenza degli strumenti da parte del personale. La presenza di sistemi informatizzati porta con se un secondo beneficio per le PMI: il consolidamento della conoscenza organizzativa, ovvero la capitalizzazione del “saper fare” dal singolo individuo all’organizzazione. Una delle criticità principali delle PMI resta quella di nascere e vivere grazie alle competenze ed all’impegno di poche persone.

Può il Sistema qualità essere lo strumento per risolvere questo cronico problema?

Siamo del parere che il Sistema Qualità difficilmente possa sostituirsi alle competenze delle persone, ma che l’organizzazione e gli strumenti adeguati possano permettere alle PMI di non mettere a repentaglio le proprie conoscenze e di garantirne il perdurare. L’utilizzo di flussi commentati per sviluppare i processi gestionali può essere una soluzione snella ed efficace per delineare le fasi e le attività che compongono il processo e identificarne chiaramente le responsabilità, demandando alla documentazione operativa tutti i dettagli che dovessero rendersi necessari e richiamando la modulistica e le registrazioni prodotte.
In merito ai processi organizzativi il ragionamento è ancora più complesso. Quanti e quali sono i processi? Come gestirli efficacemente? Per rimarcare quanto già scritto in precedenza non abbiamo dubbi nell’affermare che nel XXI secolo sia impensabile prescindere da strumenti informatici per ottenere benefici dalla gestione dei processi organizzativi. Cogliendo l’opportunità fornita dalla ISO 9001:2015 potremo pertanto abbandonare il concetto di Procedura, così come l’abbiamo conosciuta negli ultimi 25 anni e più, per spostarci definitivamente sul concetto di informazione documentata. Gli strumenti informatici sono infatti perfettamente in grado di guidarci operativamente lungo un processo, documentarlo, producendo contestualmente scadenze, avvisi, comunicazioni, sistemi di controllo e di analisi dei dati.

E-book gratuito: ISO 9001:2015, gestire la transizione

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Siamo fra le società di consulenza che promuovono la metodologia Qualità 4.0, la rivoluzionaria modalità di gestione del Sistema Qualità che coniuga servizi i consulenza e formazione con l’innovazione di una piattaforma Cloud.

La metodologia, già ampiamente testata sul campo, offre spunti particolarmente interessanti se applicata in occasione della transizione alla nuova ISO 9001:2015 in quanto permette di raggiungere il massimo dei vantaggi: la conformità ai nuovi standard attraverso un nuovo modo di vivere i Sistemi di Gestione per la Qualità.

“Qualità 4.0 non è un approccio per tutti, ci rivolgiamo in particolare alle Aziende con vocazione internazionale, attente all’innovazione, che vivono la Qualità come strumento di organizzazione, dove la Qualità ha un valore per il loro Cliente” ci racconta il il Dott. Gianlorenzo Caccia, che continua “La guida che abbiamo realizzato vuole essere il contributo di professionisti che hanno sposato l’idea di innovare l’approccio ai Sistemi di Gestione e fornisce una visione chiara di come cogliere le opportunità offerte dalla nuova ISO 9001:2015”.

Allora cosa aspetti? CLICCA QUI per ottenere una copia gratuita della GUIDA PRATICA PER LE PMI “ISO 9001:2015, GESTIRE LA TRANSIZIONE”.

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