ISO 9001:2015, crisi o selezione naturale?

ISO9001:2015 crisiAbbiamo già scritto del ritardo che le Aziende stanno maturando nel passaggio alla nuova ISO 9001:2015, ma con questo articolo vogliamo riportare gli ultimi rumors che parlano di una prospettiva di abbandono dello schema ISO 9001 da parte di più del 50% delle Aziende oggi certificate. La domanda è chiara, ISO 9001:2015: crisi di un modello o selezione naturale?

Di questo rumors c’è solo un dato di fatto di cui abbiamo già parlato: siamo ancora intorno al 10% di Aziende che sono passate alla nuova Norma. Una prima risposta su quale sia l’andamento l’avremo a fine anno, ma il risultato finale arriverà solo a settembre del 2018.

Questo nuovo scenario in cui la diffusione del modello ISO 9001:2015 possa  ridimensionarsi in modo così drastico come deve essere letto? Il mio personale parere è MOLTO positivo. Se adeguare i Sistemi di Gestione alla nuova ISO 9001:2015 significa perdere per strada tutte (o una buona parte) delle aziende che non hanno mai utilizzato la Norma come uno strumento di organizzazione, allora ben venga. Il problema sarà se ad abbandonarla saranno le aziende che operano effettivamente in Qualità, stanche di vedersi appaiate a chi, della Qualità, ha solo un bollino appiccicato.

Chi farà la differenza? La giusta direzione la daranno gli enti preposti a guidare questa transizione: gli enti di certificazione. Il mio parere è che la capacità della nuova ISO 9001:2015 di rappresentare effettivamente la parte “buona” del mercato dipenderà dalla disponibilità degli Enti di perdere una parte del mercato per favorire Sistemi di Gestione degni di questo nome.  Se gli enti si faranno portatori di questa selezione, l’ISO 9001:2015 sarà mantenuta solo da chi la applica. Se gli enti faranno una scelta di mercato facendo “passare” tutti quelli che fino a oggi sono certificati, allora il rischio è che decida di restare quella parte di mercato che non è in grado di dimostrare la propria qualità e si nasconde dietro un bollino.

Lo scenario è preoccupante? DIPENDE DAI PUNTI DI VISTA. Noi riteniamo da sempre che i Sistemi di Gestione per la Qualità siano e debbano essere usati come strumenti per valorizzare il proprio business e non come inutili fardelli. Chi comprende il significato di queste parole difficilmente abbandonerà i Sistemi Qualità. Potrà forse abbandonare la certificazione, ma non certo la Qualità.

In questo scenario complesso e incerto ci sono attori che portano innovazione e soluzioni alle Aziende. TIM e QSA.net  sono sicuramente fra questi, grazie ad una partnership consolidata e resa operativa dal TIM Digital Store.

QSA.net insieme ai propri partner è inoltre lanciato nel progetto Qualità 4.0 per offrire un approccio tecnologico, snello ed efficace alle Aziende che vogliono vivere il Sistema Qualità in modo vincente.

Per conoscere la soluzione QSA.net offerta con TIM e i nostri Partner puoi contattarci al numero 800.567.775 o scriverci a qsa@qsanet.it

Transizione ISO 9001:2015

transizione ISO 9001:2015Con questo articolo vogliamo dare alcune informazioni in merito al processo di transizione alla nuova ISO 9001:2015 sulla base dell’esperienza maturata in questo primo anno e mezzo di lavoro. Diciamo subito che le direttrici su cui operare sono sostanzialmente due:

1) Snellimento/revisione documentale
2) Applicazione Risk Based Thinking attraverso il modello ISO 31000

In merito al punto (1) il lavoro principale su cui puntiamo è basare per quanto possibile le “informazioni documentate” del SGQ sui software esistenti (in particolare software gestionali e software di gestione per la qualità come QSA.net) e snellire documenti obsoleti e poco utilizzati, valutando invece le esigenze legate a “puntualizzare” il know how aziendale (conoscenza organizzativa).

Quali sono le opportunità principali da valutare per affrontare il processo di transizione alla nuova ISO 9001:2015:

  • ridefinire la Politica per la Qualità al fine di allinearla alle strategie aziendali e rappresentare un punto di riferimento per la verifica della mappatura dei processi;
  • eliminare le ex “procedure obbligatorie” oggi facilmente documentabili e gestibili mediante software come QSA.net, eventuale introduzione di istruzioni ove necessario;
  • valutazione delle procedure gestionali esistenti in funzione del livello di integrazione / sostituibilità con i software gestionali. In linea di principio il messaggio è: se ho una procedura vecchia di 8 anni mai revisionata è perchè probabilmente non viene utilizzata e facilmente può essere eliminata o ridotta a poche indicazioni sul manuale o al contrario trasformata in indicazioni operative (istruzioni) che possano essere più utili agli operatori per puntualizzare prassi operative;
  • verifica ed eventuale aggiornamento degli indicatori di prestazione dei principali processi (KPI);
  • riprogettazione del Manuale Qualità per rispondere a finalità ben definite: formative? di presentazione aziendale? di quadro sintetico? di evidenza di conformità a norme/specifiche? L’idea è quello di renderlo un documento più sintetico, io tendo a prediligere un uso “commerciale” e di presentazione aziendale. La struttura proposta per il manuale non segue i requisiti di norma ma un approccio “PDCA” moto più flessibile e funzionale.

N.B. la revisione documentale è da considerarsi una opportunità, non un obbligo, come tale può essere affrontata in modo più o meno “pesante” in funzione della vetustà della documentazione esistente e dell’interesse/utilità a realizzarne un aggiornamento. Il minimo indispensabile, di fatto, non esiste ma l’obiettivo dovrebbe essere quello di riuscire a dare una utilità pratica (più che una mera applicazione) a tutti i requisiti di norma, soprattutto a quelli di natura più organizzativa, spesso bistrattati e considerati inutili complicazioni. Quanto più il sistema è vivo e tenuto aggiornato, quanto meno richiederà messe a punto per la transizione.

In merito all’applicazione del punto (2) il menù “Risk Based Thinking” di QSA.net offre tutti gli strumenti per l’analisi del contesto (identificazione parti interessate, dei loro bisogni e aspettative), per l’identificazione delle aree di rischio e opportunità in base ai fattori del contesto e quindi per la loro valutazione, al fine di identificare azioni per affrontare rischi ed opportunità.

A questo proposito va ricordato che le Azioni per affrontare R/O altro non sono che i “vecchi” Obiettivi di miglioramento (Azioni per affrontare opportunità) e le “vecchie” Azioni Preventive (Azioni per affrontare rischi).

Il suggerimento per l’applicazione del Risk Based Thinking è quello di partire inizialmente con il “campo di applicazione” del Sistema Qualità, esattamente come viene definito dal certificato: ci sarà tempo, se sarà il caso, per approfondire singoli processi in un secondo momento. Suggerisco un approccio semplificato, piuttosto che troppo dettagliato, in quanto è meglio prendere confidenza con lo strumento ed approfondire via via nel tempo piuttosto che rischiare di non riuscire mai a terminare il lavoro perdendosi in mille variabili.

L’iter si conclude con un ciclo di audit basato sulle seguenti domande per ognuno dei processi principali:

  • Che cosa state cercando di ottenere? (PLAN – obiettivi, ecc.)
  • Come avete operato/state operando, per ottenerlo? (DO – processi, supporto, ecc.)
  • Come sapete se avete ottenuto quanto desiderato? (CHECK – misurazioni e monitoraggio, ecc.)
  • Come sapete se quello che state adottando è il modo migliore per ottenere quanto desiderato? (ACT – miglioramento)
  • Come potete essere certi che ciò che state cercando di ottenere è giusto? (integrità / coerenza del sistema / conformità alla legge)
  • Perché state lavorando in questo modo (WHY): per sfruttare quali opportunità e per evitare quali rischi?

Tutto il processo sarà notevolmente semplificato introducendo un software di gestione flessibile e completo come QSA.net.

Risk Based Thinking

Risk Based ThinkingQuando si legge sulla norma che il Risk Based Thinking lo abbiamo sempre applicato e che il requisito non rappresenta nulla di realmente nuovo, più di qualcuno storce il naso. Ma come, la “struttura di alto livello” imposta da ISO ha introdotto l’analisi del contesto e le azioni per affrontare rischi ed opportunità e questo non rappresenta una novità? No, in effetti non è una novità. Per capire meglio il perché cerco di darne una esemplificazione.

Quando percepisco un rischio cosa cerco di fare? Cerco di evitarlo, mitigarne le conseguenze, assicurarmi… insomma mettere in atto azioni che mirino a evitare che le conseguenze attese del rischio possano arrecare danni. Ma il rischio si è verificato? No: fino a ora quindi avremmo identificato queste Azioni come “Preventive”.

Analogamente prendiamo un’opportunità. Cosa cerco di fare se intravedo un’opportunità? Cerco di conseguirla, ovvero di trarne i maggiori benefici possibili. Metto quindi in atto delle azioni per massimizzare il risultato atteso. Fino a ora avremmo chiamato queste azioni “Piani di miglioramento”.

Cosa significa tutto questo? Il significato è proprio nelle parole della norma. Abbiamo sempre fatto Azioni Preventive e gestito Piani di miglioramento. Quello che è mancato fino ad oggi e che la nuova ISO 9001:2015 ha voluto introdurre è uno strumento per far si che azioni individuate in forma estemporanea grazie all’intuizione, spesso di una sola persona, vengano invece individuate, analizzate e pianificate sulla base di un modello, un metodo strutturato. La nuova ISO 9001:2015 non aggiunge quindi requisiti volti a determinare nuovi obblighi per le Aziende, bensì richiede alle Aziende di dotarsi di una metodologia per far sì che quanto era stato faticosamente individuato per affrontare rischi e opportunità diventi un processo strutturato che permetta all’Azienda di guardare al futuro.

ISO 9001:2008, attenzione al termine di validità!

ISO 9001-2008Attenzione al termine di validità dell’ISO 9001:2008. Cosa succede quando tutta la gente si accalca da una lato della barca e la barca non è sufficientemente grande per sopperire a tale spostamento? La barca si ribalta e affonda. Questo è quello che rischia di succedere con le certificazioni ISO 9001, se andiamo avanti di questo passo. Sembra strano dover iniziare a lanciare gridi di allarme nel dicembre 2016 ma i segnali sono forti e preoccupanti: dopo un anno di ISO 9001:2015  meno del 5% delle Aziende certificate in Italia ha completato la transizione al nuovo Standard.

Se facciamo bene i conti non è difficile accorgersi che rimane solo 1 anno e mezzo per “mettersi in regola”. La scadenza di settembre 2018 infatti non può non tenere conto del periodo di Agosto, notoriamente “festivo” per Aziende ed Enti di certificazione, pertanto non si può pensare di riuscire a chiedere il “passaggio” molto più in la di fine Luglio 2018. Se consideriamo che a Gennaio 2017 le attività riprenderanno che saremo già quasi a metà mese…

Questo significa che in circa 18 mesi circa 130.000 Aziende devono decidere cosa fare del proprio Sistema Qualità e se decidono di mantenerlo il ritmo sarà di circa 7.200 transizioni ogni mese.
Il mio suggerimento, quindi, è uno solo: NON TERGIVERSATE! La transizione va affrontata al più presto in quanto il rischio di non riuscire a farla a causa del sovraffollamento di domande e saturazione delle risorse degli Enti di Certificazione è tangibile e molto realistico.

Che fare per affrontare la scadenza ISO 9001:2008?

Non sapete da che parte partire? Cercatevi un buon consulente.
Non avete molto tempo da dedicare? Scegliete uno strumento di gestione informatizzato del Sistema.
Volete cogliere l’occasione per rendere il Sistema Qualità più snello ed efficace? Scegliete entrambi, ovvero consulenti in grado di offrirvi strumenti informatici efficaci per la gestione del vostro Sistema, come ad esempio la rete di partner qualificati di QSA.net.

L’investimento richiesto sarà presto ripagato dai minori costi di gestione, quelli che fino alla transizione la tua Azienda starà comunque continuando a pagare.

Rottura o continuità?

ISO 9001È già passato un anno dall’entrata in vigore della nuova ISO 9001:2015 e ancora il mondo della Qualità si sta interrogando sulle novità introdotte. Non sono poche le polemiche e dubbi e domande sono ancora tante: solo 4.000 aziende su 140.000 sembrano aver trovato una risposta.

L’applicazione della nuova ISO 9001:2015 richiederà un impegno e avrà un impatto molto diverso per le Aziende già dotate di un sistema di gestione a seconda di ogni singolo caso. Dal punto di vista teorico, per alcune Aziende rappresenta una vera rottura rispetto al passato, ma per la maggior parte, e dal punto di vista pratico, non si può non considerare una sostanziale continuità con i precedenti standard.

Quali sono i fattori che influenzano in modo significativo il livello di complessità della transizione?

Il primo punto che occorre affrontare è sicuramente legato all’adozione del concetto di Risk Based Thinking e più nello specifico alle attività di analisi del contesto richiamate nei capitoli 4.1 e 4.2. Affrontare questo tema potrà essere più o meno complicato a seconda della complessità e della natura dell’Azienda, delle sue strategie, delle sue politiche e dei suoi obiettivi.
Come messo in evidenza dal secondo “Quaderno della Qualità” messo a disposizione dall’UNI e dedicato al tema dell’analisi del contesto, il problema relativo ai requisiti in discussione non riguarda “nuove cose da fare” bensì il “quanto di nuovo c’è da fare”, in funzione di svariati fattori: cultura organizzativa e gestionale, struttura organizzativa e competenze disponibili, tempo a disposizione per l’indagine e per il suo mantenimento, metodologia, processi di valutazione adottati e strumenti utilizzati, incluse adeguate soluzioni informatiche.

E quindi? La transizione alla nuova ISO 9001:2015 è tanto più semplice quanto più il sistema qualità esistente non è limitato a una “applicazione letterale” della norma.

Per pesare la transizione e valutare il livello di “rottura” o di “continuità” fra il vecchio sistema ISO 9001:2008 e la ISO 9001:2015 è necessario tenere in considerazione alcuni ulteriori aspetti fra cui, la “cultura organizzativa”, la disponibilità di risorse (di tempo, di competenze, economiche), l’anzianità del precedente sistema di gestione (da valutare sia come elemento positivo che negativo della valutazione), la propensione al cambiamento, le prospettive di miglioramento a seguito del cambiamento, oltre ad aspetti specifici che possono caratterizzare determinati settori e ogni singola organizzazione.

Se mi chiedete come la vedo io significa che ancora non avete letto gli altri articoli presenti sul blog! La nuova ISO 9001:2015 è, a mio giudizio, uno strumento potente, che sviluppa e affina in una logica di continuità il precedente standard e che offre più opportunità che rischi: l’opportunità di migliorare il sistema di gestione e renderlo sempre più efficace; l’opportunità di snellire la burocrazia e la documentazione per concentrarsi sugli aspetti davvero importanti per la qualità.

Se mi chiedete se la nuova norma permetterà davvero di certificare solo le aziende “di qualità”, penso come molti (o forse tutti) che non sarà così: non sono fiducioso in tal senso, perché il “business” della “certificazione” non penso che verrà cancellato dal “business” della “qualità”. L’unica certezza è che fare le cose fatte bene porterà ancora più benefici che non farle male e che la ISO 9001, con tutti i suoi limiti, resterà comunque un fattore distintivo sul mercato rispetto a chi non ce l’ha, soprattutto per chi pera in contesti internazionali.

Hai quesiti sulla ISO 9001:2015? Contattaci! 

Gestire il sistema qualità in una PMI

gestire la qualità nelle PMITroppo spesso il Sistema Qualità è vissuto dalle Aziende come uno strumento complesso e di dubbia efficacia a cui occorre sottoporsi per meri fini commerciali. E’ troppo facile dire che non è vero. Che l’efficacia di un sistema dipende da come lo si utilizza e che lo spirito della Norma ISO 9001 non è quello.

Ma come si gestisce un Sistema Qualità in modo efficace? Questo breve articolo vuole offrire alcuni spunti su cui riflettere portando all’attenzione alcuni dei requisiti della Norma che l’esperienza insegna essere i più difficili da implementare nella medio-piccola (e spesso padronale) azienda Italiana. I punti seguenti rappresentano un percorso operativo per prepararsi efficacemente alla visita di sorveglianza dell’ente di certificazione, con l’obiettivo di dare concretezza ed utilità a processi organizzativi spesso vissuti come un inutile imposizione. Scoprirai che per fare tutto questo possono essere sufficienti 3-4 giornate di lavoro in un anno.

Verifica il rapporto dell’audit precedente rilasciato dell’ente di Certificazione

Prima di iniziare qualsiasi attività è opportuno riprendere le fila del discorso, spesso da dove si era lasciato: il rapporto di Audit rilasciato dall’ente di certificazione nel corso della visita precedente. Su quali punti della Norma si era concentrato maggiormente il valutatore? Inutile dirlo i valutatori sono esseri umani e hanno i loro “pallini” e le loro preferenze. Non c’è da stupirsi quindi se spesso si concentrano su determinati aspetti su cui sono particolarmente sensibili. Poniamoci quindi una serie di domande: erano state riscontrate delle non conformità? Se sì, è stata fornita una risposta all’Ente e soprattutto è stato portato avanti quanto era stato definito? Sono state aperte, gestite e documentate delle Azioni Correttive? Erano state formulate raccomandazioni da parte dell’Ente? Anche in questo caso, era stata formulata risposta? Le raccomandazioni sono state prese in gestione? Potrebbe risultare efficace aprire delle Azioni Preventive allo scopo di pianificare, gestire e documentare le attività intraprese a fronte delle raccomandazioni, con il vantaggio aggiuntivo di dimostrare l’attuazione di un processo, quello delle Azioni Preventive, che spesso ha ben poco da dire nelle PMI.

Documenta gli audit interni

Se non hai già realizzato un completo ciclo di Audit in relazione a tutte le aree aziendali è il momento di farlo. Sappiamo bene come questa attività nelle PMI venga vista come una grande perdita di tempo, ma una attività svolta anche in modo rapido può aiutare a individuare molte opportunità di miglioramento, possibili fonti di errori e problemi. A questo scopo non dimentichiamoci di sottoporre ad Audit anche la Direzione e lo stesso Responsabile Qualità, se non altro per verificare alcune cose essenziali, quali:

1. Direzione

  • Verifica la validità della Politica
  • Verifica l’avanzamento degli Obiettivi di sistema e di prestazione
  • Verifica l’organigramma nominativo
  • Verifica la coerenza del manuale ai processi esistenti
  • Verifica i mansionari e le responsabilità

2. Qualità

  • Verifica documentazione
  • Verifica registrazioni della qualità (NC, RC, RF, AC, AP, Audit)
  • Verifica analisi del miglioramento (Indicatori di prestazione, obiettivi di miglioramento)
  • Verifica le attività di indagine della Soddisfazione del Cliente che sono state svolte

3. Gestione delle risorse umane

  • Verifica che siano state predisposte le schede personali per i nuovi assunti ed archiviate quelle del personale non più in azienda.
  • Verifica l’avvenuta registrazione delle attività di formazione, (non dimenticarti di quelle obbligatorie per la sicurezza)

4. Processi gestionali (approvvigionamento, commerciale, progettazione, produzione…)

  • Concediti il tempo per una veloce intervista ai colleghi per verificare se le procedure sono corrette ed applicate
  • Verifica uno o due dei documenti previsti per ogni procedura per valutarne la corretta compilazione, facilmente scoprirai che ci sono opportunità di miglioramento e semplificazione che potrai documentare come azioni correttive.

Gestisci le Non Conformità e Reclami

Quante volte siete arrivati davanti al valutatore sostenendo fieri che voi non avete non conformità? Ma ne siete proprio sicuri? Se il vostro processo di gestione delle non conformità non ha permesso di rilevare nulla c’è sicuramente qualcosa che non va! Ad ogni modo provate a fare una verifica sulle bolle di reso, sugli accrediti ai clienti e da fornitori, sugli insoluti ricevuti, sugli scarti in magazzino, troverete mille “storie” da raccontare e potreste capire molte cose interessanti!

Pianifica gli obiettivi di miglioramento

Un altro punto ampiamente sottovalutato riguarda gli obiettivi di miglioramento. In questo caso suggeriamo di ragionare in due direzioni: la prima riguarda gli investimenti realizzati o programmati. Se hai cambiato un impianto, allargato il magazzino, preso una nuova risorsa all’ufficio commerciale, investito in consulenze per brevetti… ognuno di questi casi è un obiettivo di miglioramento! La seconda riguarda invece il miglioramento di prestazioni aziendali: Se vuoi fatturare di più (chi non lo vuole?), vuoi diminuire i tempi di consegna, vuoi ridurre i costi di produzione… ognuno di questi casi è un obiettivo di miglioramento! In tutti casi la domanda da porsi è: come raggiungere l’obiettivo? Chi fa cosa? Entro quando?

Gestisci le Azioni Correttive e Preventive che hai pianificato

Normalmente se non hai individuato nessuna non conformità non sarai stato sicuramente in grado di individuare un’Azione Correttiva ne tanto più un’Azione Preventiva. Prima di procedere quindi torna al punto 3. A questo punto poniti alcune domande ed in particolare concentrati sul perché si siano verificati certi problemi, quindi cerca una possibile soluzione che permetta di eliminare alla fonte il problema e valutare quanto complesso possa essere metterla in atto. Ecco, hai appena pianificato una azione correttiva! Quante ne hai fatte senza neanche essertene reso conto?

Pianifica e realizza una o più campagne di valutazione della soddisfazione del cliente

Questo punto è ritenuto superfluo dalla maggioranza degli imprenditori di PMI. La convinzione è quella di conoscere benissimo il cliente e cosa pensa della propria Azienda. Benissimo. Inizia con il definire quali siano le variabili che ritieni che il tuo cliente ritenga importanti, quindi chiediti se hai veramente una risposta chiara per ciascuna di esse. Come potresti raccogliere le informazioni in modo oggettivo? Hai dati a disposizione nel tuo software gestionale? Potresti chiedere informazioni al venditore o chiedere direttamente al cliente senza inviare un questionario? Prova a vedere l’analisi di soddisfazione come un momento di dialogo con il Cliente, quindi ricordati di documentare tutto!

Valuta i tuoi fornitori

La valutazione dei fornitori in una PMI è attività giornaliera. Ritardi, problemi sulle merci, mancanza di informazioni e disponibilità sono elementi di stress che quotidianamente ci fanno amare od odiare i nostri fornitori. Documentare queste considerazioni non è per nulla complesso, come sempre il tutto dipende da come ho progettato il sistema di valutazione. Se hai scelto indicatori bizantini è giunto il momento di rivederli. Fai una valutazione oggettiva ma utile sui parametri che ritieni veramente significativi per il tuo business e valutali come faresti se fossi a scuola. Datti una cadenza per fare tutto questo, il nostro suggerimento è in occasione del riesame della Direzione. Facile vero?

Tieni sotto controllo l’addestramento e la formazione e valuta le prestazioni del personale

Ecco l’ennesimo processo che fa perdere tempo: ti è passata per la testa questa affermazione? La gestione delle risorse umane è un altro processo ampiamente sottovalutato nelle PMI. In Aziende sistematicamente sotto organico, dove impera la cultura del “fare” non c’è molto tempo per fermarsi a ragionare. Eppure bisognerebbe farlo e basterebbe poco per farlo in modo da risultare utile. Il nostro suggerimento è di effettuare una valutazione delle competenze in occasione del Riesame della Direzione. Per riuscirci occorrerà partire dai mansionari previsti per ogni funzione aziendale da cui estrapolare le competenze necessarie per svolgere le mansioni previste. La Persona che ricopre una determinata funzione aziendale svolge in modo adeguato agli obiettivi aziendali le proprie mansioni? Se vi sono delle carenze da cosa sono dovute? Quali attività potrebbero essere pianificate per colmare le lacune che si rilevano? Una buona valutazione delle competenze può essere di grande aiuto per migliorare le prestazioni dei processi aziendali e motivare adeguatamente le Risorse Umane che operano in azienda.

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